Reforma tributária e imóveis alugados: o que o proprietário precisa organizar antes de 2027

Se você recebe aluguel de um ou mais imóveis, provavelmente já ouviu falar que a reforma tributária poderá trazer novas obrigações a partir de 2027. Mas o que isso muda, na prática, para o proprietário?

A resposta depende da sua situação. Nem todo dono de imóvel residencial terá automaticamente as mesmas obrigações, e não é possível concluir o enquadramento apenas pelo número de propriedades ou pelo valor recebido. A análise deve ser feita individualmente com um contador.

Mesmo assim, existe uma providência que você já pode tomar: organizar todas as informações dos seus imóveis alugados.

Isso ajuda não apenas na adaptação às novas regras, mas também na declaração de rendimentos, na conferência dos repasses e na prevenção de problemas com contratos, coproprietários e despesas.

O que já foi informado sobre 2027?

A Receita Federal comunicou que a obrigatoriedade de inscrição no CNPJ e de emissão de documentos fiscais por pessoas físicas que se enquadrem como contribuintes ou responsáveis tributários da CBS começará a produzir efeitos em 1º de janeiro de 2027.

A Lei Complementar nº 214/2025 também incluiu a locação entre as operações alcançadas pelo novo sistema de IBS e CBS, dentro das regras específicas para operações com bens e serviços.

Isso não significa que todos os proprietários terão de abrir uma empresa ou passar a emitir documentos fiscais da mesma forma. O tratamento dependerá de fatores como receita, quantidade de imóveis, habitualidade, forma de exploração e demais critérios da legislação.

Por isso, desconfie de respostas genéricas. Antes de tomar qualquer decisão sobre abrir uma empresa, criar uma holding ou alterar a forma de recebimento, converse com um contador que conheça sua realidade patrimonial.

Faça um dossiê para cada imóvel

O primeiro passo é parar de tratar a carteira de imóveis como um conjunto de documentos soltos. Crie uma pasta física ou digital para cada unidade.

1. Reúna os documentos do imóvel

Separe:

• Matrícula atualizada;
• Escritura ou contrato de compra e venda;
• IPTU;
• Informações do condomínio;
• Número da unidade e da vaga;
• Documentos de reformas ou ampliações;
• Apólices de seguro, quando existirem.

Se o imóvel estiver na Lapa, em Perdizes, na Pompéia, na Vila Romana, na Água Branca ou em Pirituba, registre também o endereço completo e todos os dados que permitam identificá-lo sem dúvida.

Essa etapa parece básica, mas evita confundir unidades, misturar despesas ou enviar ao contador informações incompletas.

2. Confira quem é o proprietário de fato

Em muitas famílias, o imóvel está em nome de duas ou mais pessoas. Em outros casos, existe usufruto, herança, inventário ou divisão de direitos.

Anote claramente:

• Nome e CPF de cada proprietário;
• Percentual de participação;
• Quem recebe o aluguel;
• Quem assina o contrato;
• Se existe usufrutuário;
• Se o imóvel está vinculado a espólio ou inventário.

Não presuma que quem recebe o dinheiro é necessariamente quem deve declarar todo o rendimento. A Receita Federal possui orientações específicas para situações de usufruto e copropriedade, e o contador deve analisar os documentos do caso.

3. Atualize contratos e aditivos

Para cada locação, mantenha uma cópia do contrato vigente e dos aditivos. Confira se estão registrados:

• Nome e CPF ou CNPJ do inquilino;
• Valor do aluguel;
• Data de início e término;
• Garantia locatícia;
• Responsabilidade pelo IPTU;
• Responsabilidade pelo condomínio;
• Regras de manutenção;
• Condições para reformas e benfeitorias;
• Datas de reajuste e renovação.

Acordos feitos por mensagens podem até fazer parte da negociação, mas não devem substituir um contrato ou aditivo bem organizado.

Se o aluguel mudou, se uma despesa passou a ser responsabilidade do inquilino ou se houve alguma reforma, atualize a documentação.

4. Separe aluguel bruto, despesas e valor líquido

Um erro comum é olhar apenas para o valor que caiu na conta. Para entender sua renda real, registre separadamente:

• Aluguel bruto;
• Condomínio;
• IPTU;
• Taxa de administração;
• Seguro;
• Manutenção;
• Descontos autorizados;
• Valor efetivamente recebido;
• Data do pagamento pelo inquilino;
• Data do repasse ao proprietário.

A Receita Federal informa que, para fins do Imposto de Renda, a data considerada para o recebimento do aluguel é aquela em que o inquilino paga ao proprietário ou à administradora, ainda que o repasse ao proprietário aconteça depois.

Também existem despesas que podem ser dedutíveis em determinadas situações, quando o encargo é exclusivamente do locador. Entre os exemplos apresentados pela Receita estão impostos, taxas, despesas de cobrança e condomínio.

Guarde os comprovantes e não presuma que toda despesa pode ser abatida. Confirme o tratamento com seu contador.

O que fazer ainda em 2026?

Uma organização eficiente pode seguir este roteiro:

1. Liste todos os imóveis alugados.
2. Identifique os proprietários e percentuais de cada unidade.
3. Atualize matrículas e contratos.
4. Reúna comprovantes de aluguel, condomínio, IPTU e manutenção.
5. Separe os recebimentos por imóvel.
6. Confirme com o contador se você se enquadra em alguma regra específica da reforma.
7. Pergunte quais documentos ou relatórios ele precisará receber mensalmente.
8. Revise a forma como a administradora presta contas, se houver uma.

Não altere contratos, contas bancárias ou estrutura patrimonial sem orientação profissional.

Se você administra os imóveis sozinho, uma planilha pode ser suficiente para começar. Se existem várias unidades, coproprietários ou contratos antigos, pode valer a pena contratar apoio para organizar a documentação e a prestação de contas.

A organização protege o seu patrimônio

A reforma tributária é apenas um motivo para revisar a carteira. Um proprietário que mantém seus documentos organizados também consegue:

• Conferir se o aluguel foi repassado corretamente;
• Identificar despesas excessivas;
• Acompanhar a rentabilidade de cada imóvel;
• Renovar contratos com mais segurança;
• Preparar documentos para uma venda futura;
• Facilitar inventário ou sucessão;
• Dar informações melhores ao contador.

Se você possui imóveis alugados na Zona Oeste ou Noroeste de São Paulo, a Kolarovic pode ajudar na organização operacional da locação, nos contratos, nos repasses, na manutenção e na prestação de contas.

A análise tributária deve ser feita pelo seu contador. Mas você não precisa esperar 2027 para organizar a parte imobiliária.

Comece agora reunindo os documentos de cada imóvel e transformando sua carteira em informações claras, completas e fáceis de conferir.